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En esta sección le presentamos noticias y artículos de interés sobre el mundo de la gestión de la empresa y la tecnología, orientados al sector de la arquitectura e ingeniería

Lleva tu despacho en el bolsillo con Avant Manager

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Sincronizacionmoviles

Reuniones, visitas, viajes… ¿Cuántos días pasamos fuera de la oficina por trabajo y necesitamos tenerlo todo a mano sin estar sentados frente al ordenador? 

Con Avant Manager esto es fácil. Accediendo y sincronizando el programa con nuestra tablet o smartphone, llevamos el despacho en el bolsillo y tenemos toda la información y documentación a mano, para poder trabajar desde cualquier lugar.

Por ejemplo, los contactos y calendarios que tengamos en Avant Manager se sincronizan automáticamente con la agenda de contactos y calendario nativos de nuestro dispositivo móvil (Smartphone o tablet) para que podamos consultarlos desde dicho dispositivos. Ya no es necesario llamar a la oficina para que alguien nos pase los datos de un contacto (con la consiguiente pérdida de tiempo): con Avant Manager la acción es más rápida y sin limitaciones horarias ni geográficas.

Si accedemos al programa desde un smartphone disponemos de una versión específica para este tipo de terminales, desde la que podemos consultar las últimas gestiones realizadas de cada proyecto, acceder a la documentación, ver las personas vinculadas a ese trabajo, adjuntar anotaciones sobre las gestiones realizadas, consultar las tareas pendientes o las últimas acciones realizadas con cada cliente.

Además, si desde el móvil seleccionamos un proyecto y tomamos una foto (por ejemplo, estando en una visita de obra), dicha foto se asociará directamente a su proyecto y se almacenará en la carpeta correspondiente.

Avant Manager agiliza el día a día de los equipos de trabajo, tanto dentro como fuera de la oficina.

Puedes ver más en este vídeo.

Sincronización con Dropbox para organizar proyectos y trabajar más rápido

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Captura

Avant Manager da un paso más para facilitar el almacenamiento y organización de nuestros proyectos conectando el programa con la cuenta de Dropbox de la empresa, para automatizar totalmente la creación de carpetas.

Cada vez que el usuario crea un nuevo proyecto en Avant Manager, se crea automáticamente la carpeta correspondiente en el servidor, así como todas las subcarpetas que previamente se hayan definido. De esta manera se establece un patrón para ordenar y archivar toda la información de los proyectos siempre de la misma manera.

La creación de carpetas y del número de proyecto es automática, ahorrando tiempo y eliminando la posibilidad de cualquier error al crear una carpeta o un código de proyecto: duplicación de códigos, etc.

En el Dropbox, las subcarpetas que se crean en cada proyecto son las estrictamente necesarias. Por ejemplo, si nos contratan un proyecto básico y uno ejecutivo, pero no la dirección de obra, sólo se crearan las dos primeras subcarpetas. De esta forma, se mantienen las carpetas de los proyectos organizadas y sin subcarpetas vacías que no necesitamos, con lo que la información resulta mucho más fácil de localizar.

Dentro de la estructura de carpetas y subcarpetas, Avant Manager inserta todos los documentos de plantillas que escogemos. Por ejemplo, hojas Excel, memorias en Word, carátulas de Autocad, y todo aquello que el usuario pueda necesitar para desarrollar el proyecto. Así, cuando el profesional accede a la carpeta del proyecto dispone de todas las plantillas necesarias que previamente haya definido, un sistema muy eficaz para  estandarizar las plantillas a utilizar por todos los usuarios.

El sistema también permite que los documentos y fotografías que se introduzcan en Avant Manager se archiven automáticamente en las carpetas del proyecto correspondiente. Incluso una fotografía tomada desde el móvil con Avant Manager se almacenará directamente a la carpeta de fotografías correspondiente a su proyecto.

Vincular la cuenta de Dropbox a Avant Manager también permite crear un backup automático en el servidor con todas las facturas emitidas y recibidas que se creen o registren desde Avant Manager.

Y mandar un email es mucho más rápido y eficaz: en la ventana de envío podremos ver las carpetas, subcarpetas y documentos que tenemos en nuestro servidor en relación a ese proyecto, pudiendo así escoger cuáles queremos adjuntar al email. Además, en el caso de que dichos documentos sean muy pesados, Avant Manager los mandará como un enlace, al estilo WeTransfer, pero de manera más rápida y eficiente puesto que no será necesario abrir una nueva ventana de navegación, ni tener que teclear los emails de los destinatarios, ni esperar a que los documentos se suban a WeTransfer.

En definitiva, una forma más ordenada y rápida de trabajar, evitando errores y duplicidades y garantizando siempre una copia de todos nuestros proyectos para no perder ninguna documentación.

Mira este vídeo.

Para trabajar a un ritmo adecuado y eficaz, utiliza los diagramas de Gantt de Avant Manager

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Diagrama de Gantt

Para trabajar de forma eficaz y a un ritmo adecuado, es necesario organizar los distintos trabajos de los proyectos de nuestro despacho de arquitectura o ingeniería, para evitar periodos de tiempo con demasiada acumulación de trabajo u otros con una baja planificación de tareas.

Te proponemos utilizar la herramienta de diagramas de Gantt que ofrece Avant Manager. Te ayudará a organizarte mucho mejor en los proyectos: se trata de una función muy útil donde podrás incorporar los trabajos a realizar de cada proyecto, y generar un gráfico visual e intuitivo que te permitirá analizar si los trabajos están correctamente distribuidos en el tiempo.

En caso de que no sea así, podrás reajustar la planificación de trabajos desde la misma aplicación (ya sea para un solo proyecto o para el global del despacho) con el objetivo de trabajar de forma eficaz y organizada, y a un ritmo asumible por parte de los profesionales de tu despacho, para dar la mejor solución a tus clientes en los plazos acordados.

Descubre más en este video.